«Документообіг 8»
Призначення продукту
Програмний продукт «Документообіг 8» забезпечує автоматизацію повного циклу обробки офіційних і внутрішніх документів організації з підтримкою як електронного, так і паперового документообігу.
«Документообіг 8» може ефективно використовуватися як в органах влади і бюджетних установах, так і в комерційних організаціях, будь то розподілена холдингова структура з великою кількістю користувачів або невелике підприємство.
Основні функціональні можливості
Програмний продукт «Документообіг 8» дозволяє в комплексі вирішити завдання автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавської дисципліни:
- централізоване безпечне зберігання документів;
- оперативний доступ до документів з урахуванням прав користувачів;
- реєстрація вхідних і вихідних документів;
- перегляд і редагування документів;
- контроль версій документів;
- повнотекстовий пошук документів за їх змістом;
- робота з документами будь-яких типів: офісними документами, текстами, зображеннями, аудіо- та відеофайлами, документами систем проектування, архівами, додатками і т. Д.;
- колективна робота користувачів з можливістю узгодження, затвердження та контролю виконання документів;
- маршрутизація документів, що настроюється по кожному виду документів окремо;
- контроль і аналіз виконавської дисципліни;
- автоматизована завантаження документів з електронної пошти і зі сканера;
- облік і контроль робочого часу співробітників.
Програма підтримує багато користувачів роботу в локальній мережі або через Інтернет, в тому числі і через веб-браузери.
Робота з документами
Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційної картки, набір реквізитів якої відповідає ГОСТ Р 6.30-2003, вимогам ГСДОУ і традицій діловодства, склалися у вітчизняній практиці.
Реєстрація внутрішніх документів
Довідник «Внутрішні документи» призначений для обліку, зберігання і роботи з офіційними документами вашого підприємства або установи - наприклад, організаційно-розпорядчої або нормативно-довідкової документацією. Всі внутрішні документи зберігаються в структурі папок, яка може формуватися відповідно до організаційної структури підприємства або за типами документів. Кожній папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення. Життєвий цикл внутрішнього документа в «Документообіг 8» складається з таких стадій:
- Створення;
- Узгодження;
- Затвердження;
- Виконання;
- Списання в справу.
Кожен внутрішній документ може включати в себе один або кілька файлів довільного формату. Також як і для простих файлів, для цих файлів підтримуються механізми колективного редагування, версіонірованія і повнотекстовий пошук. Підтримується настроюється генерація реєстраційних номерів. На кожен внутрішній документ ведеться обліково-реєстраційна картка.
Реєстрація вхідних і вихідних документів
«Документообіг 8» дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам. Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типовими інструкціями і традиціями вітчизняного діловодства.
Реєстрація документів супроводжується такими процесами:
- автоматизація процедури розгляду документів і подальшої постановки на контроль;
- оповіщення виконавців;
- контроль регламентованих термінів виконання документів;
- формування звітів по надходженню і виконання документів, за простроченими документами.
На кожен документ ведеться обліково-реєстраційна картка. Вхідні та вихідні документи автоматично зв'язуються в ланцюжки листування. Ланцюжок можна подивитися як з картки будь-якого вхідного або вихідного документа, так і з картки кореспондента. Передбачена реєстрація вхідних і вихідних документів, адресатами яких є не тільки юридичні особи, а й громадяни.
Передбачено настроювання додаткових реквізитів для вхідних і вихідних документів без зупинки системи. Набори додаткових реквізитів задаються в розрізі видів документів. Картку будь-якого документа можна налаштувати так, щоб вона відображала тільки потрібний склад стандартних і додаткових реквізитів.
Робота з файлами
Файли потрібні для обліку, зберігання і обробки звичайної інформації, яка виникає в повсякденному житті підприємства - чернетки, проектні файли, калькуляції, результати нарад і обговорень, дослідження, коментарі, файли систем проектування, бібліотечно-довідкові матеріали і т.д. «Документообіг 8» дозволяє працювати з файлами будь-яких типів. Передбачено створення файлів з шаблонів, що сприяє стандартизації документообігу та спрощує складання типових документів співробітниками організації.
Можна не тільки створювати файли з шаблонів, а й автоматично завантажувати в систему вже накопичені файлові архіви.
Файли зберігаються в структурі папок. Підходи до побудови структури папок можуть бути різними, наприклад:
- відповідно до організаційної структури підприємства (наприклад, Адміністрація, Бухгалтерія, Сервісна служба);
- по тематиці файлів (наприклад, Плани, Калькуляції, Дослідження, Рекламні матеріали, Проектні документи і т. Д.);
- за рівнем доступу (наприклад, Загальні, Конфіденційні);
- і інші.
Зберігання та права доступу
У програмі «Документообіг 8» внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.
Для кожної папки адміністратор або уповноважений користувач може налаштувати різні права доступу для користувачів або груп користувачів. Права батьківської папки поширюються на дочірні папки.
Допускається установка як дозволяють, так і забороняють прав, що дозволяє легко підтримувати політику безпеки в актуальному стані.
Права доступу також залежать від виду документа, грифа документа, приналежності користувача до тих чи інших груп кореспондентів і фізичних осіб.
Сканування
В «Документообіг 8» передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Підтримується автоматична генерація імен файлів при скануванні.
Електронна пошта
Будь-який документ або файл можна надіслати електронною поштою безпосередньо з програми. Передбачена також завантаження вхідних і внутрішніх документів з електронної пошти в «Документообіг 8».
Перегляд, редагування та контроль версій
Для перегляду і редагування файлів програма «Документообіг 8» використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп'ютерах користувачів.
Повсякденна робота з файлами виконується безпосередньо на «робочому столі»: користувач бачить список редагованих файлів і список невиконаних завдань, передбачена настройка «робочого столу» з можливістю видалити, додати або поміняти місцями його елементи.
«Документообіг 8» забезпечує доступ співробітників до файлів як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.
При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу з зазначенням автора, дати і часу створення. Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію.
Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій засобами Microsoft Word і OpenOffice.Org Writer.
Бізнес-процеси і робота користувачів
У програмі «Документообіг 8» колективна робота з документами реалізована в наступних бізнес-процесах:
Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа.
Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролеру для дотримання виконавської дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.
Узгодження: в рамках цього бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження до вказаних респондентам і потім повертаються до ініціатора бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження.
Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження.
Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації і відправки кореспонденту.
Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.
Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання.
Передбачена можливість призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, а й ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на утвердження ролі «Директор» і програма автоматично доставить відповідне завдання тому, хто в даний момент виконує цю роль - самому директору або його заступнику.
Для забезпечення жорсткої маршрутизації передбачена можливість настройки шаблонів маршрутів бізнес-процесів по кожному виду документів.
Паперове діловодство
Програма забезпечує підтримку паперового діловодства: ведення номенклатури справ, списання виконаних документів у справи, ведення журналу передачі документів співробітникам, друк бланків необхідних для ведення паперового діловодства.
Облік робочого часу та контроль виконання < p>
У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка включає дані про вид, зміст і тривалості робіт. На підставі цих відомостей можна побудувати різні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.
Передбачена можливість автоматичного заповнення щоденного звіту при виконанні завдань.